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El presupuesto maestro, su elaboración y uso

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Prever los acontecimientos futuros ha sido una tarea que la humanidad ha intentado desde su inicios, reconocer las señales de los cambios de estación fue fundamental para el inicio de la agricultura y por lo tanto para la sedentarización de las sociedades humanas, esta es la base de lo que hoy conocemos como un presupuesto maestro.

La decisión de qué y cuánto cosechar se tomaban en función de la cantidad de gente que vivía en esa población, en los territorios más cercanos al polo norte se guardaban granos y semillas en la temporada de invierno, los cuales servían para alimentar a todos mientras que las condiciones climatológicas no permitían la agricultura, la caza o la pesca, racionar los recursos disponibles ha sido siempre fundamental para nuestra supervivencia y para ello siempre nos hemos valido del presupuesto maestro.

Dada esta descripción podemos notar que la elaboración del presupuesto maestro no es solo útil sino fundamental para la supervivencia de nuestras comunidades y también de nuestra empresa, ya que en el vamos a racionar los recursos que tenemos (las semillas que guardamos) y vamos a asignarlas de la forma más eficiente para maximizar el beneficio de nuestra organización.

El presupuesto maestro debe dividirse en tantas áreas como tenga la empresa, puesto que busca prever lo que sucederá en el futuro con cada una de esas áreas, de esta forma podemos saber cuantos ingresos y egresos nos representarán, esta información nos va a ayudar a mitigar riesgos, planear operaciones y evitar en medida de lo posible la escasez de flujo de efectivo.

Cada empresa es única, por lo tanto, todos los presupuestos son distintos en cuanto a su composición y a la forma de obtener la información para los mismos, aun así, podemos mencionar de forma general que partidas son las más importantes, así como sus posibles fuentes de información, es fundamental señalar que la forma correcta de hacer los presupuestos es en unidades (de productos o servicios) y después trasladarlos a dinero.

Ventas/Ingresos

Es una de las partes más importantes del presupuesto ya que a partir de este apartado es que tendremos una base para asignar recursos para la correcta operación de las diferentes áreas.

En empresas que llevan algunos años de operación el presupuesto de ventas se realiza con base en datos históricos (estadística) que nos ayuda a conocer el comportamiento de la empresa en diferentes momentos del año o mes y a partir de ahí evaluar posibles crecimientos o contracciones dependiendo de innovaciones o condiciones del mercado; para empresas de nueva creación la recomendación es elaborar el presupuesto de ventas basado en metas para alcanzar lo mas pronto posible el punto de equilibrio.

Producción/Costo de ventas

El presupuesto de ventas nos dirá cuantas unidades pensamos desplazar de nuestro producto en un periodo de tiempo y con este dato tenemos que programar la compra de materia prima o productos además de la producción necesaria para tener disponibles las unidades a vender, esta partida presupuestal será siempre dependiente de la partida de ventas/ingresos.

Aquí es importante señalar que para realizar un correcto presupuesto de producción/costo de ventas es estrictamente necesario tener el costeo de los productos previamente hecho.

Nota: las empresas de servicios no tienen costos de ventas o producción

Gastos

En esta partida vamos a tomar en cuenta los gastos fijos en los que incurre la empresa, algunos de los cuales pueden ser renta, teléfono, internet, luz, licencias, papelería, transporte, limpieza etc. Además de esto debemos tomar en cuenta gastos no recurrentes pero que tengamos planeados, estos pueden ser para impulsar algún plan comercial, ofrecer capacitaciones etc.

Una vez que tengamos identificados todos los gastos en los que incurriremos debemos de dividirlos por área (ventas, producción, administración, operaciones) esto nos servirá para tomar decisiones acerca de los procesos de cada una de ellas.

Recursos Humanos

Esta partida toma en cuenta los sueldos de todos los colaboradores de la organización, como los gastos va dividida por área ya que es fundamental conocer cuanto capital humano tenemos y que funciones tiene.

Otras partidas

Hasta este momento hemos presupuestado las cuentas principales del estado de resultados, pero no debemos dejar de lado dos conceptos fundamentales seguridad social e impuestos, para poder presupuestar estas partidas te recomendamos consultarlo con un experto.

Si bien el proceso de elaboración del presupuesto maestro puede incluir una mayor cantidad de partidas y detalle lo resumido en las líneas anteriores nos brinda la columna vertebral del mismo. Como se puede advertir la elaboración del presupuesto necesita del conocimiento pleno de la operación y procesos de la empresa por lo que es necesario involucrar a todos los departamentos para entender sus necesidades y opiniones.

Si deseas obtener una asesoría sobre la elaboración de tu presupuesto maestro o deseas que un experto lo realicé acorde a tus necesidades no dudes en contactarnos.

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