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Trucos de Excel para manejar tu empresa

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En el artículo anterior de este mes de septiembre, hablamos sobre la estructura óptima de las bases de datos, ya que sin los requerimientos mínimos, estas terminan siendo inservibles o consumen muchos recursos al analizarlas.

Este texto complementa entonces dicho artículo al detallar las principales fórmulas de Excel que nos permitirán manipular y analizar una base de datos en dicho programa.

Excel es un software de la paquetería básica de Microsoft Office y es lo suficientemente poderoso como para ayudarnos a manejar nuestra empresa en caso de no tener un ERP e incluso si contamos con uno. La realidad es que es bastante común terminar analizando las bases de datos emitidas por ERP’s en Excel.

Consideramos que hay 4 fórmulas o funcionalidades básicas que nos ayudarán a manipular de forma fácil una base de datos. Es muy importante mencionar que en este artículo, no buscamos explicar la base técnica de la mismas (hay muchos buenos blogs que ya hacen esto, recomendamos todoexcel.com) sino la importancia de conocerlas y dominarlas.

Para efectos prácticos, usaremos el ejemplo de una base de datos de ventas de un semestre, en donde está reflejada la venta día por día y artículo por artículo.

  • Eliminar duplicados: Esta es una funcionalidad que Excel pone a nuestra disposición en la pestaña Datos, sección herramientas de datos. Es una excelente opción para encontrar los valores únicos de una base de datos. Imaginemos que quiero encontrar la importancia de mis distintos artículos en el 100% de mis ventas, lo primero que necesito hacer es encontrar todos los valores únicos en mi base de datos para lo cual usaría la función aquí mencionada.
  • Sumar.si.conjunto: Esta función sirve para sumar todos los valores que cumplan con una serie de condiciones, en nuestro ejemplo podrían ser el mes más el artículo más el día, etc. Continuando con el caso planteado en el punto anterior donde busco encontrar la importancia de mis distintos artículos en el 100% de mis ventas, usando eliminar duplicados, ya encontramos los valores únicos, por lo que ahora deberíamos sumar todas las ventas generadas por dicho artículo usando sumar.si.conjunto, de esta manera, lo podríamos acomodar por artículo y por mes por ejemplo. Hay variantes a esta fórmula que nos permiten hacer sumas con menos condiciones en el caso de sumar.si, o a contar cuántas veces aparece el artículo en lugar de sumar su venta en el caso de contar.si.
  • Filtro: Menciono esta funcionalidad, pues nos permite manipular muy rápido una base de datos y hacer consultas sin que necesariamente tengamos ya el análisis final; también nos ayuda a hacer comprobaciones desde la base de datos original en contraste con el reporte final de análisis. Esta funcionalidad se puede localizar en la pestaña Datos, sección ordenar y filtrar.
  • Resta: Esta es una de las funciones básicas de Excel e incluso de las matemáticas, sin embargo, la menciono, pues es muy común que se hagan análisis sin corroborar los resultados con la información original. Nosotros recomendamos fuertemente, siempre hacer restas al avanzar durante el proceso de análisis, de esta manera si al total de ventas de mi pestaña análisis le resto el total de ventas de mi base datos original y el resultado es 0 sabremos que sí se incluyeron todos los datos. Lo mencionado en este punto es complementario al uso de filtros, ya que mientras que con restas puedo revisar los totales, con filtros puedo hacer revisiones parciales de la información.

Hay que recordar que las fórmulas y funcionalidades aquí descritas por sí solas no harán el análisis, nos ayudarán a acomodar la información, hacerla legible y resaltar características que de otra manera no habríamos podido ver; sin embargo, es nuestra tarea como Dirección General, extraer todo el potencial de conocimiento de nuestros datos, ser curiosos e inventivos al mezclar, comparar y generar nuevo conocimiento de la información generada en toda nuestra empresa.

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