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Guía práctica para una base de datos

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En artículos anteriores hemos hablado sobre la importancia de coleccionar, analizar y crear nuevo conocimiento a partir de la información que se genera en nuestras empresas.

Sin embargo, la tarea de coleccionar y analizar datos puede ser algo complicada si no se tiene experiencia en la creación y manejo de una base de datos.

En realidad, una base de datos no es más que un arreglo o acomodo de datos en un documento, es decir, podríamos hacer una base de datos en una libreta, aunque actualmente existen herramientas tecnológicas muy poderosas, como Excel.

En el día a día de la administración deberíamos estar haciendo bases de datos o colecciones de todo lo ocurrido en nuestra operación, sin embargo, en este artículo usaremos el caso de la ventas como ejemplo. Antes de avanzar es importante mencionar que no debemos mezclar información; es decir, debe haber una base de datos de costos, otras de ventas, otra de cheques expedidos, etc.

Recomendamos quitarse el rechazo a Excel y comenzar a verlo como un aliado que nos facilitará el trabajo. Primero que nada, hay ciertos puntos que debemos tener en cuenta respecto a una base de datos para que esta realmente sea funcional:

  • Estandarizada: Se refiere a que los datos siempre se acomoden y expresen de la misma manera; por ejemplo, si estamos registrando el sexo de nuestros clientes y se decide usar femenino no podemos usar sinónimos como mujer, siempre debe ser femenino.
  • Concentrada en un lugar: Selecciona una carpeta dentro de tu computadora en donde este toda tu información concentrada. De hecho, recomendamos que registres todas las ventas del año en una sola hoja de Excel en lugar de hacer una hoja por mes. De esta forma las fórmulas que necesitas para manipular la información serán más sencillas.
  • Datos relevantes: Debemos de coleccionar la mayor cantidad de datos relevantes, los cuales no desecharemos hasta comprobar que no tienen importancia. Por ejemplo, edad de nuestros clientes, sexo, día de compra, hora de compra, dónde nos conoció, qué transporte usó para llegar a la tienda, qué revistas lee, etc.
  • Sin ambigüedades: Nombra tus bases de datos de forma concreta y que no permita confusiones. También aplica lo mismo para el nombre de cada campo usado en la base de datos. Por ejemplo: Usa la palabra SEXO para encabezar el campo e identifica a tus usuarios como HOMBRE y MUJER en lugar de usar la letra S para encabezar el campo e identificarlos como H y M. Como podrás ver, si en algún momento compartieras tu base de datos con un analista, este podría confundirse

A continuación, presentamos un ejemplo de base de datos de ventas y algunos campos que podríamos usar:

Consejos prácticos:

  • Trata de sacarle mayor provecho a Excel y usa la “validación de datos” para mantener tu base de datos estandarizada. Así no le darás oportunidad al usuario a que se equivoque al escribir
  • Escribe el nombre completo de tus clientes, así no habrá ambigüedades. Por ejemplo, fíjate en la confusión que podría causar el nombre del cliente en el consecutivo 4 y 5.
  • Si vas a usar acentos, hazlo siempre o evita usarlos por completo pues para Excel palabras como Vázquez y Vazquez son distintas.
  • Si un solo cliente compró en una sola ocasión dos artículos, haz un registro para cada artículo. Por ejemplo, la compra registrada en el consecutivo 5 y 6.
  • Encuentra una manera clara de expresar las cosas, por ejemplo en la columna de la hora usamos un formato de 24 hrs para evitar confusiones posteriores.
  • Hay formas de empezar a detectar errores. Si te fijas con detenimiento te darás cuenta de que todas las ventas registradas en nuestra base de datos tienen un orden cronológico, es decir; primero están las de enero, después las de febrero y los días también van avanzando. Lo mismo ocurre con el número de ticket, sin embargo, la venta registrada en el consecutivo 5 y 6 tiene un número de ticket más pequeño que las ventas de Enero ¿Cómo es esto posible?
  • Por último, podrás verte tentado a solo recabar lo obvio, pero fíjate en la última columna en donde recabamos el medio de transporte usado por los clientes para llegar a la tienda. Podrás notar que 3 de 5 clientes llegaron en coche, mientras que los otros dos usaron autobús y bicicleta. ¿Qué podemos hacer con esta información? Probablemente podemos empezar a vender también aromatizantes para auto o pañuelos limpiadores por si la gente ensucia sus autos con las golosinas que compraron. Tal vez también podemos vender audífonos para la gente que viaja en autobús.

Por último es importante mencionar que una base de datos será distinta en cada modelo de negocio pues debe acomodarse a las necesidades de cada empresa. También es cierto que ya existen sistemas computacionales que pueden ayudarnos a realizar estas tareas, pero si aún no tienes para comprar ese sistema que quieres, no caigas en el error de no coleccionar tu información. Ese podría ser el error que te lleve a estar detrás de tu competencia, no ser capaz de tomar decisiones rápidas y por ende incluso quebrar.

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